PULS – Portfolio électronique pour les étudiant·e·s de médecine

Auteur: Jean-Michel.Carrier@unil.ch
22 février 2018 | Diffusé sur Twitter le: 22 février 2018
Catégorie(s): Articles , Guide / tutoriel, Présentation d'outil

Comme décrit dans la notice du 4 avril 2017, le dispositif PULS (Portfolio de l’Université de Lausanne pour les Skills) s’est concrétisé par le développement d’un outil informatique dédié.

Le portfolio électronique PULS permet aux étudiant·e·s de recenser leur exposition clinique (au travers du catalogue Logbook), de garder une trace des feedbacks importants, des évaluations formatives et de leurs réflexions personnelles (dans la partie Portfolio), et d’évaluer leur progression vers les objectifs de fin de formation prégraduée en médecine selon le référentiel Profiles (catalogue Progrès). Cette démarche les aidera également à développer progressivement leur autonomie et leur pratique réflexive. Une des clés de la réussite de cette approche consiste en l’accompagnement longitudinal des étudiant·e·s par des mentors durant leur cursus clinique.

Les séances de mentorat se construisent autour d’objectifs prédéfinis en fonction de l’année de formation concernée. Elles permettent de faire le bilan de la progression des étudiant·e·s et d’approfondir des thématiques clés. Chaque étape de travail PULS se déroule selon une démarche structurée en 3 phases :

  1. Période précédant la séance : les étudiant·e·s documentent leurs expériences cliniques dans PULS (Logbook, Portfolio, et Progrès).
  2. Juste avant la séance : les étudiant·e·s rédigent une synthèse structurée autour de questions guides, tout en s’appuyant sur les fiches qu’ils/elles ont créées.
  3. Durant la séance : Les mentors animent la séance après avoir pris connaissance des synthèses de leurs étudiant·e·s, ce qui leur permet de cibler leurs questions et leurs besoins. Suite à la séance, le/la mentor valide la présence à la séance et la qualité de la synthèse.

A noter ici que les mentors, ayant également un compte dans l’outil, ont accès aux principales documentations de l’étudiant·e, leur donnant davantage de matériel à disposition pour discuter. Les fiches personnelles, telles que les Notes et les Feedback, sont toutefois, par défaut, non visibles au/à la mentor.

L’outil, principalement du point de vue étudiant·e, est présenté dans les menus déroulants ci-dessous. Ils comportent une présentation du tableau de bord et une description de la manière de documenter, de consulter les fiches créées ainsi que de valider certaines par les mentors. 

Portfolio PULS

Portfolio PULS

  • Le tableau de bord contient les informations importantes liées à l’apprentissage de l’étudiant·e. Il est structuré en 3 colonnes :

    • La première contient les informations à caractère plus administratif et/ou opérationnel, avec le pourcentage d’activités complétées liées à la séance de mentorat, les documentations en attente de validation et les documentations incomplètes (brouillons);
    • Dans la deuxième colonne, la progression de l’étudiant·e en terme d’EPA (Entrustable Professional Activity : activité qui peut être confiée à un·e apprenant·e, et qui sera réalisée sans supervision une fois qu’il/elle aura atteint une compétence suffisante, par exemple  « faire une anamnèse ») ;
    • La troisième offre une vue synthétique sur l’état de remplissage du Logbook. chaque situation clinique, appartenant à une catégorie donnée, est représentée par une petite pastille. Lorsque l’étudiant·e a documenté au moins une fois une situation, la pastille se colore.  Le nombre de documentations par catégorie est également affiché.

    Tableau de bord de l’étudiant·e

  • Il existe plusieurs manières de documenter dans PULS :

    • Le bouton « Documenter » permet de rédiger une fiche en fonction de la section désirée.

    • La barre de recherche dynamique permet de taper du texte et de sélectionner ensuite la fiche désirée. Ce mode de recherche est présent sur la page principale du site, permettant de trier sur toutes les fiches présentes dans PULS, indépendamment de leur type, et est également disponible dans les sections spécifiques. Cette barre est particulièrement utile pour documenter des fiches du Logbook.

    Barre de recherche accessible directement sur la page d’accueil

    • Lorsque un·e étudiant·e veut documenter les éléments qui font partie du processus lié au mentorat (par exemple la synthèse), il est plus simple de passer directement par le processus et de cliquer sur le bloc-notes à côté de l’item correspondant.

    Documentation de la synthèse directement possible par l’onglet Processus mentorat

     

  • L’onglet « Mon activité » regroupe toutes les fiches créées par l’étudiant·e. Par défaut, les documentations sont affichées sous forme de « badge ». Cela permet de concaténer les mêmes types de fiches. Par exemple, toutes les fiches Feedback se retrouveront donc sous le même badge. 

    Affichage par badge

    Pour accéder à une fiche, il suffit de cliquer sur le badge désiré; la première fiche est immédiatement consultable. De même, une autre fiche est facilement accessible en cliquant sur sa date de création, dans la partie gauche de l’affichage. A noter que les fiches peuvent toujours être modifiées, supprimées ou même exportées au format PDF.

     

    Visualisation des fiches

    Des formats tableau et liste existent également en cliquant sur les boutons correspondants. Concernant le format tableau, une ligne du tableau représente une fiche documentée.

    Affichage par tableau

    Les documentations peuvent être filtrées dynamiquement par date, catalogue, catégorie, élément, etc. Le bouton « Exporter » à côté des filtres permet d’exporter les fiches restantes (que des filtres soient appliqués ou non), au format PDF ou CSV. 

    Utilisation des filtres et bouton d’exportation. Ici, il a été choisi de rechercher toutes les fiches Feedback.

    La plupart des fiches sont également consultables dans les différents onglets représentant les catalogues auxquelles elles appartiennent : une fiche Feedback sera par exemple également visible dans l’onglet Portfolio. 

  • Certaines documentations doivent être validées par le/la mentor de l’étudiant·e. Lorsque l’étudiant·e documente une synthèse, soumise à validation, un email contenant le lien de la synthèse est automatiquement envoyé au/à la mentor. Il/elle pourra alors facilement y accéder par ce lien. Une fois la séance de mentorat terminée, le/la mentor va valider la qualité de la synthèse et la présence à la séance directement sur la synthèse dans PULS. Il/elle peut également ajouter un commentaire, visible à l’étudiant·e.

    Critères de validation de la synthèse

Il s’agit d’un outil flexible. De nouvelles fiches peuvent être développées à tout moment avec les processus de configurations existants. A noter que cet outil est également utilisé dans la formation médicale postgraduée, surtout aux HUG à Genève.

Pour davantage d’informations, vous pouvez vous adresser à Jean-Michel Carrier (UNIL médecine prégrade) ou Didier Tassaux (UNIGE médecine postgrade).

Texte : J.-M. Carrier